Canviar de proveïdor informàtic sense aturar l’empresa

Els senyals que ja toca canviar

Canviar per canviar no arregla res. Però hi ha situacions que es repeteixen en gairebé totes les empreses que ens truquen, i totes tenen una cosa en comú: el proveïdor reacciona però no s’anticipa.

• Només apareixen quan alguna cosa es trenca i mai proposen millores
• No hi ha informes: ningú sap quantes incidències hi va haver el mes passat ni de què
• Les contrasenyes i els accessos els té només una persona, i no és de la teva empresa
• Les còpies de seguretat existeixen però mai s’ha provat restaurar-les
• Cada cosa que demanes és un pressupost a part i cap entra al contracte
• Hi ha equips i llicències dels quals ningú té inventari

El que has de recuperar abans de tallar res

Aquest és el punt crític i el que més problemes dona quan es fa tard. Abans de comunicar el canvi, assegura’t que la teva empresa —no el proveïdor— és la titular de tot el que és important.

Demana per escrit i comprova un a un: el domini d’internet i qui hi consta com a titular, l’accés d’administrador al correu, els panells d’allotjament i del web, les llicències de programari i a nom de qui estan, l’accés als routers i tallafocs, les credencials de la consola d’antivirus i de les còpies de seguretat, i els contractes amb operadors i fabricants.

Si alguna cosa està a nom del proveïdor i no de la teva empresa, això es canvia abans que res. És legítim demanar-ho i el proveïdor està obligat a lliurar-te les dades de la teva empresa.

Com és un traspàs ben fet

Un canvi ordenat té quatre fases i no se’n salta cap. Primer, auditoria: el proveïdor nou recorre servidors, llocs de treball, xarxa, còpies i llicències, i et lliura un inventari del que hi ha realment, que gairebé mai coincideix amb el que es creia. Segon, pla de traspàs amb dates i responsables. Tercer, encavalcament: uns dies amb els dos proveïdors actius, perquè cap incidència es quedi en terra de ningú. I quart, tancament formal amb el lliurament documentat de tots els accessos.

Durant l’encavalcament no es toquen els sistemes crítics. Els canvis de configuració vénen després, quan ja es coneix el terreny.

Què exigir al contracte nou

L’error més car és signar un contracte nou amb els mateixos buits que l’anterior. Tres coses haurien de constar per escrit: que les contrasenyes i els accessos són propietat de la teva empresa i estan documentats en un gestor on tu també entres; que hi ha un informe periòdic amb les incidències, la causa i el que s’ha fet; i que les còpies de seguretat es proven restaurant, amb constància de cada prova.

I una quarta, poc habitual però molt sana: com seria la sortida. Un proveïdor que explica sense problemes com t’ho lliuraria tot si algun dia marxes és un proveïdor que no et reté per dependència.

Com ho fem a iDeo Networks

Fa 18 anys que entrem en empreses que venien d’un altre proveïdor, i comencem sempre igual: auditoria de l’estat real abans de tocar res, inventari lliurat per escrit i pla de traspàs amb dates. Donem servei a tot Espanya, incloses les Canàries, les Balears, Ceuta i Melilla, en remot i amb desplaçament.

Si a l’auditoria veiem que el teu proveïdor actual ho està fent bé, t’ho diem. Canviar costa diners i no sempre compensa.