Cambiar de proveedor informático sin parar la empresa

Las señales de que ya toca cambiar

Cambiar por cambiar no arregla nada. Pero hay situaciones que se repiten en casi todas las empresas que nos llaman, y todas tienen algo en común: el proveedor reacciona pero no se anticipa.

• Solo aparecen cuando algo se rompe y nunca proponen mejoras
• No hay informes: nadie sabe cuántas incidencias hubo el mes pasado ni de qué
• Las contraseñas y los accesos los tiene solo una persona, y no es de tu empresa
• Las copias de seguridad existen pero nunca se ha probado restaurarlas
• Cada cosa que pides es un presupuesto aparte y ninguna entra en el contrato
• Hay equipos y licencias de los que nadie tiene inventario

Lo que tienes que recuperar antes de cortar nada

Este es el punto crítico y el que más problemas da cuando se hace tarde. Antes de comunicar el cambio, asegúrate de que tu empresa —no el proveedor— es la titular de todo lo importante.

Pide por escrito y comprueba uno a uno: el dominio de internet y quién figura como titular, el acceso de administrador al correo, los paneles de hosting y de la web, las licencias de software y a nombre de quién están, el acceso a los routers y firewalls, las credenciales de la consola de antivirus y de las copias de seguridad, y los contratos con operadores y fabricantes.

Si algo está a nombre del proveedor y no de tu empresa, eso se cambia antes de nada. Es legítimo pedirlo y el proveedor está obligado a entregarte los datos de tu empresa.

Cómo es un traspaso bien hecho

Un cambio ordenado tiene cuatro fases y ninguna se salta. Primero, auditoría: el proveedor nuevo recorre servidores, puestos, red, copias y licencias, y te entrega un inventario de lo que hay realmente, que casi nunca coincide con lo que se creía. Segundo, plan de traspaso con fechas y responsables. Tercero, solape: unos días con los dos proveedores activos, para que ninguna incidencia se quede en tierra de nadie. Y cuarto, cierre formal con la entrega documentada de todos los accesos.

Durante el solape no se tocan los sistemas críticos. Los cambios de configuración vienen después, cuando ya se conoce el terreno.

Qué exigir en el contrato nuevo

El error más caro es firmar un contrato nuevo con los mismos huecos que el anterior. Tres cosas deberían estar por escrito: que las contraseñas y los accesos son propiedad de tu empresa y están documentados en un gestor al que tú también entras; que hay un informe periódico con las incidencias, su causa y lo que se ha hecho; y que las copias de seguridad se prueban restaurando, con constancia de cada prueba.

Y una cuarta, poco habitual pero muy sana: cómo sería la salida. Un proveedor que explica sin problemas cómo te entregaría todo si algún día te vas es un proveedor que no te retiene por dependencia.

Cómo lo hacemos en iDeo Networks

Llevamos 18 años entrando en empresas que venían de otro proveedor, y empezamos siempre igual: auditoría del estado real antes de tocar nada, inventario entregado por escrito y plan de traspaso con fechas. Damos servicio en toda España, incluidas Canarias, Baleares, Ceuta y Melilla, en remoto y con desplazamiento.

Si en la auditoría vemos que tu proveedor actual lo está haciendo bien, te lo decimos. Cambiar cuesta dinero y no siempre compensa.