Programas que no se hablan entre sí: cómo se integran y qué se gana

La señal de que necesitas una integración

Casi siempre es la misma escena: alguien de administración dedica varias horas a la semana a pasar datos de un sitio a otro. No es un problema de esa persona, es un problema de diseño, y tiene arreglo.

• Los pedidos de la tienda se meten a mano en el programa de gestión
• El cliente está dado de alta en tres sitios con tres nombres distintos
• Alguien exporta a hoja de cálculo cada mes para cuadrar dos sistemas
• El almacén y la web dicen cosas distintas sobre el mismo producto
• Las horas fichadas se vuelven a teclear para la nómina
• Los informes tardan días porque hay que juntar datos de varios programas

Las tres formas de conectar dos programas

La vía limpia es la API: el programa ofrece una puerta documentada por donde entrar y salir datos en tiempo real. Es lo que usamos siempre que existe, porque es estable y no depende de que nadie deje un fichero en su sitio.

Cuando no hay API —y en programas de gestión veteranos es frecuente— se trabaja con intercambio de ficheros: uno deja un fichero en una carpeta o un servidor, el otro lo recoge y lo procesa. Es menos elegante, pero es fiable si se controla bien qué pasa cuando un fichero llega mal o no llega.

Y cuando hay varios programas implicados, tiene sentido una capa intermedia que reciba de todos, traduzca formatos y reparta. Cuesta más al principio, pero evita tener seis conexiones cruzadas que se rompen cada vez que alguien actualiza algo.

Lo que hay que decidir antes de programar nada

Una integración se cae casi siempre por las mismas preguntas mal respondidas. Quién manda: si el cliente existe en dos sistemas con datos distintos, cuál es el bueno. Cada cuánto: en tiempo real, cada hora o una vez al día, porque cada opción tiene un coste distinto. Y qué pasa cuando falla: si el otro sistema está caído, ¿se reintenta, se encola, se avisa a alguien?

Esa tercera pregunta es la que separa una integración que aguanta años de una que hay que vigilar todos los días.

Lo que se gana, más allá de ahorrar tiempo

El ahorro de horas es lo primero que se ve, pero no es lo más valioso. Lo que de verdad cambia es que los datos dejan de contradecirse: el stock es uno, el cliente es uno y el informe sale del mismo sitio para todo el mundo. A partir de ahí se pueden tomar decisiones con los números, en vez de discutir de qué sistema son.

También cambia el margen de error: un dato que no se teclea dos veces no se puede teclear mal dos veces.

Cómo lo trabajamos en iDeo Networks

Desarrollamos integraciones a medida entre programas de gestión, tiendas, aplicaciones propias y servicios en la nube. Empezamos siempre viendo qué permite realmente cada programa, porque de ahí sale el alcance real y no de lo que diga el folleto.

Damos servicio en toda España, incluidas Canarias, Baleares, Ceuta y Melilla, y trabajamos también con delegaciones españolas de grupos internacionales que necesitan que su sistema local encaje con el corporativo.