Canviar de proveïdor informàtic sense parar l’empresa

Els senyals que ja toca canviar

Canviar per canviar no arregla res. Però hi ha situacions que es repetixen en quasi totes les empreses que ens telefonen, i totes tenen una cosa en comú: el proveïdor reacciona però no s’anticipa.

• Només apareixen quan alguna cosa es trenca i mai proposen millores
• No hi ha informes: ningú sap quantes incidències hi va haver el mes passat ni de què
• Les contrasenyes i els accessos els té només una persona, i no és de la teua empresa
• Les còpies de seguretat existixen però mai s’ha provat restaurar-les
• Cada cosa que demanes és un pressupost a banda i cap entra al contracte
• Hi ha equips i llicències dels quals ningú té inventari

El que has de recuperar abans de tallar res

Este és el punt crític i el que més problemes dona quan es fa tard. Abans de comunicar el canvi, assegura’t que la teua empresa —no el proveïdor— és la titular de tot el que és important.

Demana per escrit i comprova un a un: el domini d’internet i qui hi figura com a titular, l’accés d’administrador al correu, els panells d’allotjament i de la web, les llicències de programari i a nom de qui estan, l’accés als routers i tallafocs, les credencials de la consola d’antivirus i de les còpies de seguretat, i els contractes amb operadors i fabricants.

Si alguna cosa està a nom del proveïdor i no de la teua empresa, això es canvia abans que res. És legítim demanar-ho i el proveïdor està obligat a entregar-te les dades de la teua empresa.

Com és un traspàs ben fet

Un canvi ordenat té quatre fases i no se’n salta cap. Primer, auditoria: el proveïdor nou recorre servidors, llocs de treball, xarxa, còpies i llicències, i t’entrega un inventari del que hi ha realment, que quasi mai coincidix amb el que es creia. Segon, pla de traspàs amb dates i responsables. Tercer, solapament: uns dies amb els dos proveïdors actius, perquè cap incidència es quede en terra de ningú. I quart, tancament formal amb l’entrega documentada de tots els accessos.

Durant el solapament no es toquen els sistemes crítics. Els canvis de configuració vénen després, quan ja es coneix el terreny.

Què exigir al contracte nou

L’error més car és firmar un contracte nou amb els mateixos buits que l’anterior. Tres coses haurien d’estar per escrit: que les contrasenyes i els accessos són propietat de la teua empresa i estan documentats en un gestor on tu també entres; que hi ha un informe periòdic amb les incidències, la causa i el que s’ha fet; i que les còpies de seguretat es proven restaurant, amb constància de cada prova.

I una quarta, poc habitual però molt sana: com seria l’eixida. Un proveïdor que explica sense problemes com t’entregaria tot si algun dia te’n vas és un proveïdor que no et reté per dependència.

Com ho fem a iDeo Networks

Fa 18 anys que entrem en empreses que venien d’un altre proveïdor, i comencem sempre igual: auditoria de l’estat real abans de tocar res, inventari entregat per escrit i pla de traspàs amb dates. Donem servici a tota Espanya, incloses Canàries, Balears, Ceuta i Melilla, en remot i amb desplaçament.

Si a l’auditoria veiem que el teu proveïdor actual ho està fent bé, t’ho diem. Canviar costa diners i no sempre compensa.