Schimbarea furnizorului IT fără să opreşti firma

Semnele că a venit momentul

Schimbarea de dragul schimbării nu rezolvă nimic. Dar există situaţii care se repetă la aproape toate firmele care ne sună, şi toate au ceva în comun: furnizorul reacţionează, dar nu anticipează.

• Apar doar când se strică ceva şi nu propun niciodată îmbunătăţiri
• Nu există rapoarte: nimeni nu ştie câte incidente au fost luna trecută şi despre ce
• Parolele şi accesele le are o singură persoană, care nu e din firma ta
• Copiile de siguranţă există, dar nimeni nu a testat vreodată restaurarea
• Fiecare cerere e o ofertă separată şi nimic nu intră în contract
• Există echipamente şi licenţe pentru care nimeni nu are inventar

Ce trebuie recuperat înainte de a opri ceva

Acesta e punctul critic şi cel care dă cele mai multe probleme când se face târziu. Înainte de a anunţa schimbarea, asigură-te că firma ta — nu furnizorul — este titularul a tot ce contează.

Cere în scris şi verifică pe rând: domeniul de internet şi pe numele cui este, accesul de administrator la e-mail, panourile de găzduire şi ale site-ului, licenţele software şi pe numele cui sunt, accesul la routere şi firewall-uri, credenţialele consolei de antivirus şi de backup, precum şi contractele cu operatorii şi producătorii.

Dacă ceva este pe numele furnizorului şi nu al firmei tale, asta se schimbă prima dată. Ai dreptul să ceri, iar furnizorul este obligat să îţi predea datele firmei.

Cum arată o tranziţie bine făcută

O schimbare ordonată are patru etape şi niciuna nu se sare. Întâi auditul: noul furnizor parcurge serverele, staţiile de lucru, reţeaua, copiile de siguranţă şi licenţele şi îţi predă un inventar al situaţiei reale, care aproape niciodată nu coincide cu ce se credea. Apoi planul de tranziţie, cu termene şi responsabili. Apoi suprapunerea: câteva zile cu ambii furnizori activi, ca niciun incident să nu rămână între ei. Şi, în final, închiderea formală, cu predarea documentată a tuturor acceselor.

În timpul suprapunerii nu se umblă la sistemele critice. Modificările de configurare vin după, când terenul este deja cunoscut.

Ce să ceri în noul contract

Cea mai scumpă greşeală e să semnezi un contract nou cu aceleaşi lipsuri ca al vechiului. Trei lucruri ar trebui scrise: că parolele şi accesele sunt proprietatea firmei tale şi sunt documentate într-un manager la care intri şi tu; că există un raport periodic cu incidentele, cauza lor şi ce s-a făcut; şi că backupurile se testează prin restaurare, cu dovada fiecărui test.

Şi un al patrulea, rar cerut dar foarte sănătos: cum ar arăta ieşirea. Un furnizor care îţi explică fără ezitare cum ţi-ar preda totul dacă într-o zi pleci este un furnizor care nu te ţine prin dependenţă.

Cum lucrăm la iDeo Networks

De 18 ani preluăm firme care veneau de la alt furnizor şi începem mereu la fel: audit al situaţiei reale înainte de a atinge ceva, inventar predat în scris şi plan de tranziţie cu termene. Acoperim toată Spania, inclusiv Canare, Baleare, Ceuta şi Melilla, la distanţă şi la faţa locului.

Dacă la audit vedem că furnizorul tău actual îşi face treaba bine, îţi spunem. Schimbarea costă şi nu merită întotdeauna.