Automatizarea introducerii facturilor şi documentelor: ce se poate face azi
Astăzi o factură de la furnizor poate fi citită automat, cu furnizor, dată, bază, taxe şi linii extrase şi înregistrate în programul de gestiune fără ca cineva să o tasteze. Ce nu poţi sări este verificarea: sistemul trebuie să marcheze ce nu îi e clar şi să dea mai departe unui om. Această combinaţie — maşina pentru volum, omul pentru excepţii — este cea care funcţionează.
Ce documente se automatizează bine
Nu toate documentele se comportă la fel. Din experienţă, acestea dau cele mai bune rezultate din prima lună:
- Facturi de la furnizori, chiar dacă fiecare are alt format
- Avize de intrare şi potrivirea lor cu comanda
- Bonuri şi deconturi de cheltuieli ale angajaţilor
- Formulare şi comenzi primite pe e-mail în PDF
- Extrase şi ordine de plată pentru reconciliere
- Contracte, pentru extragerea datelor-cheie, a sumelor şi a alertelor de expirare
Cum funcţionează pe dinăuntru, fără termeni tehnici
Documentul intră pe unde intră şi azi: un e-mail, un folder sau un scaner. Sistemul îl citeşte, identifică tipul şi extrage câmpurile relevante. Apoi compară cu ce există deja în programul de gestiune: dacă furnizorul există, dacă suma se potriveşte cu comanda, dacă factura a fost deja înregistrată.
Apoi face una din trei: o înregistrează direct dacă totul se potriveşte, o lasă într-o listă de verificare dacă ceva e ciudat, sau o respinge motivând. Important e ca fiecare document să lase urmă despre ce s-a decis şi de ce.
Unde e încă nevoie de om
Cine promite sută la sută fără verificare vinde iluzii. Unele cazuri cer judecată: facturi cu articole care nu corespund comenzii, scanări strâmbe sau de calitate slabă, storno şi regularizări, sau furnizori noi care trebuie înregistraţi cu datele fiscale corecte.
Nu dispare munca omului, se schimbă doar destinaţia ei: în loc să tastezi două sute de facturi, verifici cele cincisprezece marcate de sistem. Iar acelea se verifică mai bine, pentru că există timp.
De unde începi fără un proiect uriaş
Varianta rezonabilă e să alegi un singur tip de document cu volum mare şi format repetitiv — de regulă facturile celor zece furnizori obişnuiţi — şi să automatizezi acel flux de la cap la coadă. În câteva săptămâni vezi rezultatul în ore reale şi ştii dacă merită extins.
Extinderea ulterioară e uşoară, pentru că partea grea nu e citirea documentului, ci stabilirea a ce se face cu fiecare excepţie, iar asta va fi deja rezolvată.
Cum lucrăm la iDeo Networks
Construim aceste fluxuri conectate la programul de gestiune pe care firma îl foloseşte deja, nu în locul lui. Începem prin a măsura câte documente intră lunar şi cât timp consumă azi, ca decizia să se ia pe cifre, nu pe aşteptări.
Acoperim toată Spania, inclusiv Canare, Baleare, Ceuta şi Melilla, şi lucrăm şi cu filiale spaniole ale unor grupuri internaţionale care trebuie să se încadreze în procesele companiei-mamă.
Servicii conexe
Câte facturi se tastează manual în firma ta?
Măsurăm volumul real şi îţi spunem ce se poate automatiza şi ce ar rămâne de verificat.
Vorbeşte cu un tehnician