Van IT-leverancier wisselen zonder uw bedrijf stil te leggen

De signalen dat het tijd is

Wisselen om te wisselen lost niets op. Maar een aantal situaties komt bij vrijwel elk bedrijf dat ons belt terug, en ze delen één kenmerk: de leverancier reageert wel, maar loopt nergens op vooruit.

• Ze verschijnen alleen als er iets stuk is en stellen nooit verbeteringen voor
• Er zijn geen rapportages: niemand weet hoeveel meldingen er vorige maand waren, of waarover
• Wachtwoorden en beheeraccounts liggen bij één persoon, en die werkt niet bij u
• Back-ups bestaan, maar terugzetten is nooit getest
• Elke vraag is een aparte offerte en niets valt onder het contract
• Er zijn apparaten en licenties waarvan niemand een overzicht heeft

Wat u terug moet hebben voordat er iets afgaat

Dit is het kritieke punt en het onderdeel dat de meeste problemen geeft als het te laat gebeurt. Zorg vóór de aankondiging dat uw bedrijf — en niet de leverancier — eigenaar is van alles wat ertoe doet.

Vraag het schriftelijk op en loop het punt voor punt na: het internetdomein en op wiens naam het staat, beheerderstoegang tot de e-mail, de hosting- en websitepanelen, de softwarelicenties en op wiens naam die staan, toegang tot routers en firewalls, de inloggegevens van de antivirus- en back-upconsole, en de contracten met providers en fabrikanten.

Staat iets op naam van de leverancier in plaats van uw bedrijf, dan wordt dat als eerste rechtgezet. U mag dat vragen en de leverancier is verplicht uw bedrijfsgegevens over te dragen.

Hoe een goede overdracht eruitziet

Een nette wissel kent vier fasen en er wordt er geen overgeslagen. Eerst de audit: de nieuwe leverancier loopt servers, werkplekken, netwerk, back-ups en licenties na en levert een inventarisatie van wat er werkelijk staat, die vrijwel nooit klopt met wat men dacht. Daarna een overdrachtsplan met data en verantwoordelijken. Daarna de overlap: een paar dagen met beide leveranciers actief, zodat geen melding tussen wal en schip valt. En tot slot een formele afronding met gedocumenteerde overdracht van alle toegangen.

Tijdens de overlap blijven kritieke systemen ongemoeid. Configuratiewijzigingen volgen later, als het terrein bekend is.

Wat u in het nieuwe contract moet eisen

De duurste fout is een nieuw contract met dezelfde gaten als het oude. Drie dingen horen zwart op wit te staan: dat wachtwoorden en toegangen eigendom van uw bedrijf zijn en zijn vastgelegd in een kluis waar u ook bij kunt; dat er een periodieke rapportage is met de meldingen, hun oorzaak en wat er is gedaan; en dat back-ups worden getest door ze terug te zetten, met bewijs van elke test.

En een vierde, zelden gevraagd maar heel gezond: hoe het vertrek eruit zou zien. Een leverancier die moeiteloos uitlegt hoe hij alles zou teruggeven, houdt u niet vast via afhankelijkheid.

Hoe wij dat bij iDeo Networks doen

We nemen al 18 jaar bedrijven over van andere leveranciers en beginnen altijd hetzelfde: een audit van de werkelijke situatie voordat we iets aanraken, een schriftelijke inventarisatie en een overdrachtsplan met data. We werken in heel Spanje, inclusief de Canarische Eilanden, de Balearen, Ceuta en Melilla, op afstand en ter plaatse, ook voor internationale bedrijven met een vestiging in Spanje.

Blijkt uit de audit dat uw huidige leverancier het goed doet, dan zeggen we dat. Wisselen kost geld en loont niet altijd.