Facturen en documenten automatisch verwerken: wat kan er vandaag wel en niet

Welke documenten zich goed lenen

Niet elk document gedraagt zich hetzelfde. Deze geven in onze ervaring vanaf de eerste maand het beste resultaat:

• Inkoopfacturen, ook als elke leverancier een andere opmaak gebruikt
• Ontvangstbonnen en het matchen met de inkooporder
• Bonnetjes en declaraties van medewerkers
• Formulieren en orders die als pdf per e-mail binnenkomen
• Bankafschriften en betaalbatches voor de afletterslag
• Contracten, om sleuteldata, bedragen en verloopmeldingen eruit te halen

Hoe het vanbinnen werkt, zonder jargon

Het document komt binnen waar het nu ook binnenkomt: een mailbox, een map of een scanner. Het systeem leest het, bepaalt het type en haalt de relevante velden eruit. Daarna vergelijkt het met wat al in het bedrijfssysteem staat: bestaat de leverancier, klopt het bedrag met de order, is deze factuur al geboekt.

Vervolgens doet het één van drie dingen: direct boeken als alles klopt, in een controlelijst zetten als er iets vreemd is, of afwijzen met vermelding van de reden. Belangrijk is dat elk document een spoor achterlaat van wat er is besloten en waarom.

Waar nog een mens nodig is

Wie honderd procent zonder controle belooft verkoopt lucht. Sommige gevallen vragen oordeel: facturen met regels die niet met de order overeenkomen, scheve of slechte scans, creditnota’s en correcties, of nieuwe leveranciers die met de juiste fiscale gegevens aangemaakt moeten worden.

Niet het mensenwerk verdwijnt, alleen de bestemming ervan verandert: in plaats van tweehonderd facturen tikken controleert u de vijftien die het systeem markeerde. En die vijftien worden beter gecontroleerd, want er is tijd.

Waar u begint zonder een enorm project

De verstandige aanpak is één documentsoort kiezen met hoog volume en vaste opmaak — meestal de facturen van uw tien vaste leveranciers — en die stroom van begin tot eind automatiseren. Binnen enkele weken ziet u het resultaat in echte uren en weet u of uitbreiden loont.

Later uitbreiden is eenvoudig, want het moeilijke is niet het lezen van het document, maar afspreken wat er met elke uitzondering gebeurt, en dat ligt dan al vast.

Hoe wij dat bij iDeo Networks aanpakken

Wij bouwen deze stromen aangesloten op het bedrijfssysteem dat het bedrijf al gebruikt, niet als vervanging ervan. We beginnen met meten hoeveel documenten er per maand binnenkomen en hoeveel tijd die nu kosten, zodat de beslissing op cijfers rust en niet op verwachtingen.

We werken in heel Spanje, inclusief de Canarische Eilanden, de Balearen, Ceuta en Melilla, en ook voor Spaanse vestigingen van internationale groepen die op de processen van het hoofdkantoor moeten aansluiten.