Automatitzar l’entrada de factures i documents: què es pot fer avui i què no

Quins documents surten bé automatitzats

No tots els documents es comporten igual. Aquests són els que, per experiència, donen millor resultat des del primer mes:

• Factures de proveïdor, encara que cadascuna tingui un format diferent
• Albarans d’entrada i el seu quadrament amb la comanda
• Tiquets i notes de despesa de la plantilla
• Formularis i comandes que arriben per correu en PDF
• Extractes i remeses per conciliar amb comptabilitat
• Contractes, per extreure dates clau, imports i avisos de venciment

Com funciona per dins, sense tecnicismes

El document entra per on ja entra avui: un correu, una carpeta o un escàner. El sistema el llegeix, identifica de quin tipus és i n’extreu els camps que interessen. Després compara amb el que ja hi ha al programa de gestió: si el proveïdor existeix, si l’import quadra amb la comanda, si aquella factura ja hi era.

Amb això fa una de tres coses: comptabilitzar-la directament si tot quadra, deixar-la en una safata de revisió si hi ha alguna cosa estranya, o rebutjar-la avisant del motiu. L’important és que cada document deixa rastre de què es va decidir i per què.

On encara cal una persona

Qui promet el cent per cent sense revisió està venent fum. Hi ha casos que necessiten criteri: factures amb conceptes que no coincideixen amb la comanda, documents escanejats torts o de mala qualitat, abonaments i regularitzacions, o proveïdors nous que cal donar d’alta amb les dades fiscals correctes.

El que canvia no és que desaparegui la feina humana, és a què es dedica: en lloc de teclejar dues-centes factures, es revisen les quinze que el sistema ha marcat. I aquelles quinze es revisen millor, perquè hi ha temps.

Per on començar sense muntar un projecte enorme

La manera sensata és triar un sol tipus de document amb volum alt i format repetitiu —normalment les factures dels deu proveïdors habituals— i automatitzar aquell circuit de principi a fi. En unes setmanes es veu el resultat en hores reals i se sap si val la pena ampliar-lo.

Ampliar després és fàcil, perquè el difícil no és llegir el document: és acordar què fer amb cada excepció, i això ja estarà resolt.

Com ho treballem a iDeo Networks

Muntem aquests circuits connectats amb el programa de gestió que l’empresa ja fa servir, no substituint-lo. Comencem mesurant quants documents entren al mes i quant temps consumeixen avui, perquè la decisió es prengui amb números i no amb expectatives.

Donem servei a tot Espanya, incloses les Canàries, les Balears, Ceuta i Melilla, i també a delegacions espanyoles de grups internacionals que necessiten encaixar amb els processos de la matriu.