Automatizar la entrada de facturas y documentos: qué se puede hacer hoy y qué no

Qué documentos salen bien automatizados

No todos los documentos se comportan igual. Estos son los que, por experiencia, dan mejor resultado desde el primer mes:

• Facturas de proveedor, aunque cada una tenga un formato distinto
• Albaranes de entrada y su cuadre con el pedido
• Tickets y notas de gasto de la plantilla
• Formularios y pedidos que llegan por correo en PDF
• Extractos y remesas para conciliar con contabilidad
• Contratos, para extraer fechas clave, importes y avisos de vencimiento

Cómo funciona por dentro, sin tecnicismos

El documento entra por donde ya entra hoy: un correo, una carpeta o un escáner. El sistema lo lee, identifica de qué tipo es y extrae los campos que interesan. Después compara con lo que ya hay en el programa de gestión: si el proveedor existe, si el importe cuadra con el pedido, si esa factura ya estaba.

Con eso hace una de tres cosas: apuntarla directamente si todo cuadra, dejarla en una bandeja de revisión si hay algo raro, o rechazarla avisando del motivo. Lo importante es que cada documento deja rastro de qué se decidió y por qué.

Dónde sigue haciendo falta una persona

Cualquiera que prometa el cien por cien sin revisión está vendiendo humo. Hay casos que necesitan criterio: facturas con conceptos que no coinciden con lo pedido, documentos escaneados torcidos o de mala calidad, abonos y regularizaciones, o proveedores nuevos que hay que dar de alta con sus datos fiscales correctos.

Lo que cambia no es que desaparezca el trabajo humano, es a qué se dedica: en vez de teclear doscientas facturas, se revisan las quince que el sistema ha marcado. Y esas quince se revisan mejor, porque hay tiempo.

Por dónde empezar sin montar un proyecto enorme

La forma sensata es elegir un solo tipo de documento con volumen alto y formato repetitivo —normalmente las facturas de los diez proveedores habituales— y automatizar ese circuito de principio a fin. En unas semanas se ve el resultado en horas reales y se sabe si merece la pena ampliarlo.

Ampliar después es fácil, porque lo difícil no es leer el documento: es acordar qué hacer con cada excepción, y eso ya estará resuelto.

Cómo lo trabajamos en iDeo Networks

Montamos estos circuitos conectados con el programa de gestión que la empresa ya usa, no sustituyéndolo. Empezamos midiendo cuántos documentos entran al mes y cuánto tiempo consumen hoy, para que la decisión se tome con números y no con expectativas.

Damos servicio en toda España, incluidas Canarias, Baleares, Ceuta y Melilla, y también a delegaciones españolas de grupos internacionales que necesitan encajar con los procesos de la matriz.